Em tempos de isolamento por causa da pandemia do Covid-19, muitas pessoas estão aderindo ao teletrabalho ou trabalho remoto para continuar com as atividades laborais, reuniões de trabalho estão sendo realizadas por videoconferência.

O empregado deve ficar atento para que interferências não atrapalhem estes encontros profissionais como mal entendidos, falhas na comunicação e momentos constrangedores que podem prejudicar o rendimento e a produtividade do trabalho. 

Veja dez dicas importantes para evitar estresse e dor de cabeça durantes estas reuniões virtuais.

--Respeite os horários de trabalho

Para marcar uma reunião virtual, leve em conta os horários de trabalho da equipe, respeitando as diferenças de fuso horário, se o caso. Lembre-se que as pessoas estão se organizando para cumprir uma nova rotina; portanto, deve-se atentar para não ultrapassar o que fora acordado em termos de carga horária.

--Envie os documentos necessários antes do início da reunião

Sempre que for necessário aos participantes discutir materiais/documentos, envie-os tempestivamente, de forma a permitir que todos tenham acesso aos dados e tempo de se preparar. Isso evitará explanações preliminares, economizando tempo e facilitando tomadas de decisão.

-- Teste os softwares/aplicativos com antecedência 

Ao liderar uma tele/vídeo conferência, teste a plataforma a ser utilizada com antecedência, e assegure-se de que todos os participantes tenham as informações de acesso corretas e em tempo hábil, principalmente se for necessário baixar um novo programa.

--Evite atrasos

Participantes devem também realizar o login alguns minutos antes da hora indicada, a fim de permitir que eventuais falhas de conexão ou acesso sejam reparadas a tempo e não atrasem o início da conversa.

--Cumprimente e agradeça 

Ao iniciar a reunião, quem a lidera deve cumprimentar os participantes e brevemente agradecer a presença de todos. Se o grupo for grande, não é necessário mencionar cada um por nome, considerando a utilização de plataforma que mostre quem está online.

É importante que tanto quem organiza como quem participa respeitem o tempo de cada um para falar. Interrupções causam ainda mais confusão quando não estamos cara a cara.

--Escolha bem sua estação de trabalho

Participar de uma reunião virtual a partir de um espaço separado de outras pessoas e atividades da casa ajudará a eliminar distrações e concentrar-se no objeto da discussão.

Não seja aquela pessoa que, ao ser instada a falar, percebe que havia parado de prestar atenção na conversa há mais de cinco minutos.

-- Deixe o microfone e o celular no “mudo”

Os participantes devem colocar seus dispositivos (microfones e celulares) no modo “mudo” sempre que não estiverem falando, a fim de minimizar os ruídos de fundo. 

Estamos vivendo um período em que famílias inteiras estão em casa, e nem sempre será possível eliminar os barulhos da atividade doméstica por completo.

--Faça uso correto da webcam

Ao usar a câmera, ajuste o ângulo a fim de que os outros participantes vejam seu rosto centralizado, permitindo a todos testemunhar sua expressão facial. Tenha cuidado para não expor a privacidade de sua família: avise a todos que está entrando em reunião, e quem se aproximar poderá aparecer em vídeo para um grupo de pessoas.

--Mantenha a boa aparência

Em videoconferências, é importante manter a aparência asseada e profissional. Cabelos desalinhados, uma camisa manchada ou amarrotada ou um pedacinho de alface no dente chamarão a atenção, causando distrações em um momento em que a concentração é crucial. Já pensou uma conversa paralela se formar no IM interno para falar da roupa do chefe?

--Seja tolerante

Caso haja uma interrupção inesperada na conexão ou em virtude de ruídos involuntariamente vindos do ambiente de algum participante, o ideal é manter a calma, ser tolerante e gentilmente oferecer auxílio para corrigir o problema.

Importante: Lembre-se que a maioria dos participantes está vivendo uma rotina de maior tensão e de exposição aumentada a interações eletrônicas. Permita-se rir, tenha paciência; esteja atento e seja solidário aos que sofrem um impacto mais significativo com essas mudança